IT Dokumentation


Bringen Sie Struktur in Ihre IT Welt






Bringen Sie Struktur in Ihre IT Welt


Wie bei vielen Dingen kommt es hier auf den Blickwinkel an. Genauer gesagt: auf die Nutzergruppe. Der Begriff "IT-Dokumentation" scheint auf den ersten Blick genau zu sagen scheint, um was es geht. Aber jede Anwendergruppe im Unternehmen setzt andere Schwerpunkte.

Eine IT-Dokumentation dürfte ihren Ursprung in Ihrer IT-Abteilung haben. Als IT-Administrator benötigen Sie eine flexible technische Dokumentation. Sie möchten in erster Linie wissen, welche Gerät vorhanden sind. Sie interessiert, welche Software darauf installiert ist und ob das Patchlevel aktuell ist. Sie legen Wert auf eine gewisse Flexibilität und Detailtiefe, um eine Versionsnummer oder eine Modellbezeichnung zu hinterlegen.


Sie sehen: es kann kaum eine einheitliche Definition des Begriffes geben. Eine Möglichkeit wäre: Bei der IT-Dokumentation geht es darum, die Informationen aller wichtigen Bestandteile der genutzten Informationstechnologie zentral und strukturiert zu erfassen. Dies betrifft die Netzwerke, die daran angeschlossenen Geräte sowie die zu einem erfassten Gerät gehörenden Informationen.

Diese allgemeine Definition klingt sperrig. Schauen wir uns das Wesen der IT-Dokumentation genauer an. scheint auf den ersten Blick genau zu sagen scheint, um was es geht. Aber jede Anwendergruppe im Unternehmen setzt andere Schwerpunkte.

Auf den Blickwinkel kommt es an

Die Damen und Herren aus der Buchhaltung werden diese Informationen nur wenig interessieren. Hier werden Dinge wie Wartungsverträge, Bestellungen und Rechnungsdokumente wichtig. Fragen Sie im Kundensupport nach, erhalten Sie wieder andere Auskünfte. Hier stehen Anleitungen und Handbücher hoch im Kurs. Und wenn Sie Ihren IT-Leiter fragen, wird er viele der für Sie wichtigen Details ignorieren. Er benötigt den schnellen Überblick über das große Ganze für seine tägliche Arbeit.


IT-Dokumentation: Netzwerk

Die Steps zur IT Dokumentation

  • Die Infrastruktur
  • Das Netzwerk   
  • Die Server
  • Die Clients
  • Spezialfall: Software und Lizenzen
  • Anwendungen und IT-Services

IT- Dokumentation: die physische Infrastruktur


Wenn Sie mehrere Standorte oder auch nur Räume zu betreuen haben, kennen Sie die Misere: Wo ist denn bloß…
? Da Sie für alle später folgenden Dokumentationsaufgaben öfters den Standort verwenden werden, ist es klug, diesen von Beginn an festzulegen. Die Information ist statisch, Änderungen finden selten statt. Daher ist die Zeit hier auch gut investiert. 
Nehmen Sie also Ihre nächste Inventur gleich zum Anlass, die Dokumentation aufzubauen und Sie bekommen als Ergebnis einen aktuellen Standortüberblick – und vieles dokumentieren Sie damit auch zum letzten Mal, versprochen!
Standortdokumentation leicht gemacht

Gehen Sie davon aus, dass Sie jedes Objekt, das einem Standort entspricht, nur noch genau einmal dokumentieren müssen. Alle anderen Objekte werden damit im Idealfall relational verbunden.

Physischer Standorte können sein:

  • Ein Einschub
  • Ein Rack (in dem Einschübe / Cases eingebaut sind)
  • Ein Arbeitsplatz (mit dem Geräte verbunden sind)
  • Ein Raum (in dem z. B. Racks oder Arbeitsplätze sind)
  • Ein Stockwerk (in dem Räume sind)
  • Ein Gebäude (in dem mehrere Stockwerke sind)
  • Ein Campus (in dem Gebäude stehen)
  • Eine Stadt (in der Gebäude oder Campus sind)
  • Ein Bundesland
  • Ein Staat/Land
Die rudimentäre Variante, zum Beispiel für eine reine Rechnerraumkonfiguration, mit den Racks stehen in einem Raum und Räume befinden sich in einem Gebäude. Alles andere wird zunächst weggelassen.

Da jedes Element nur einmal angelegt wird, sollte man bei der einmaligen Dokumentation präzise sein: Die genaue Adresse, die Ansprechpartner (für Zutritt oder Alarmierung), eine Telefonnummer der Nebenstelle im Rechnerraum, usw. Denken Sie bitte an den Worst Case: Im schlimmsten Fall müssen nicht Sie sich zurechtfinden, sondern Personen, die unter Umständen noch nie in den Räumlichkeiten waren!

IT-Dokumentationen auf die Spitze gebracht


  • Raumpläne
:
    Zeichnen Sie die geschaffene Raumstruktur in Pläne ein, um sich zurechtzufinden. Software kann das entweder mit hinterlegten Bildern oder Plänen aus CAD-Programmen. Später werden Sie in die Pläne wahrscheinlich die genauen Standorte von Anlagen, Racks, aber auch die WLAN-Abdeckung einzeichnen wollen.

  • Rack-Management
:
    Ein Plan eines Racks ist oft Gold wert. Hier stößt man mit manuellen Methoden schnell an die Grenzen der Wartbarkeit, doch sicherlich gibt es Situationen, in denen man sich gerade diese Darstellung wünscht.

  • Facility Management
:
    Verwalten Sie nicht nur Räume, sondern auch Arbeitsplätze, Benutzer, Telefonnebenstellen, bis hin zur Inventur von Tisch, Stuhl und Feuerlöscher. Wobei anfangs das Hauptaugenmerk sicher auf wichtigen IT-Komponenten liegen sollte! 

  • Dokumentieren der betrieblichen Anlagen: 

    Feuerlöscher, USV-Anlagen, Netzersatzanlagen, Klimaanlagen, etc. haben eines gemeinsam: Eine Prüfplakette, oft vom TÜV ausgestellt, die Auskunft darüber gibt, wann die nächste Überprüfung stattfinden muss. Teils sind versicherungstechnische, teils gesetzliche, oder einfach betriebliche Notwendigkeiten der Hintergrund, diese Termine nicht zu übersehen. Die Dokumentation sollte im Idealfall an diese Termine automatisch erinnern können, ein Report, was im Folgemonat an Überprüfungen einzuplanen ist, erleichtert die Arbeitsplanung.
  • Verkabelungsmanagement
:
    Oft ist es nötig, die Kabelverbindungen zu dokumentieren. Vor allem beim Patchen eine große Hilfe zur immer wiederkehrenden Frage: Welches Kabel kann abgesteckt werden?
















IT-Dokumentation: Netzwerk


Was brauchen wir mindestens, um eine pragmatische Netzwerkdokumentation zu schaffen, die einerseits nicht bis ins letzte Detail geht, die jedoch genügt, um zu einem späteren Zeitpunkt auf die Informationen zurückgreifen zu können?

Die IP-Netzwerke (OSI Layer 2 + Layer 3)

IP-Ranges werden als eigene Netze dokumentiert. Diese Netze wurden auch ausführlich geplant, mit großer Mühe umgesetzt und sind zumeist auf veralteten Visio-Grafiken zu finden. Eine dateibasierte Dokumentation wird gerne bei Neuprojekten durchgeführt, bei Änderungen wird hingegen gerne auf die Aktualisierung verzichtet. Zukünftige Anwendungsfälle profitieren jedoch von aktueller Information. Später werden weitere Netzwerkgeräte – egal ob physisch oder virtuell – mit diesen Netzen verbunden. Als Ergebnis erhalten Sie eine Gesamtübersicht über verwendete bzw. freie IP-Adressen, eine Übersicht über verwendete Ports, und mit ein paar Scripts die Möglichkeit, verschiedene Abfragen und Automatismen direkt aus der Dokumentation auf den Geräten durchzuführen (PING, NSLOOKUP, weitere Scripts, etc.).

Die VLANs

VLANs findet man in immer mehr Organisationen und diese bedürfen einiger Organisation und Dokumentation, will man den Überblick über die korrekte Konfiguration der Router und Endgeräte behalten. VLANs werden mit den entsprechenden IP-Netzen verbunden.

Die Router

Die Router bzw. Layer und Router/Switches schließlich werden in die bereits dokumentierten Racks "eingebaut" und so in der Dokumentation verortet. Auf den richtigen Höheneinheiten eingetragen, wächst nach und nach die Rack-Dokumentation. Ebenso verbinden Sie nun über die richtigen Ports die Netzwerke miteinander.

Welche IT-Verknüpfungen bestehen noch?


  • WAN-Verbindungen
:
    Vor allem bei Störungen ist es nötig, schnell die richtigen Ansprechpartner und Hotline-Nummern bei der Hand zu haben.
  • Verträge
:
    mit Providern, inkl. Service Level-Vereinbarungen und der vereinbarten Entstörungsprozesse. Diese können als Anhang bzw. Beilage verwaltet werden.  

  • Monitoring-Anbindung
:
    Verbinden Sie Ihr bestehendes Netzwerkmonitoring oder bauen Sie ein neues auf. Ihre Dokumentation unterstützt Sie dabei:
  1. Zugriff auf den Livestatus aus der Dokumentation "auf Knopfdruck".
  2. Unterstützung bei der Konfiguration des Monitoring-Systems durch vorgehende Dokumentation

IT-Dokumentation: Server


Selten sind IT-Dokumentationen im Bereich Serverlandschaft ausreichend dokumentiert. Der Detailgrad ist anfangs nicht wichtig. Lieber weniger und aktuell, als viel und veraltet! Aber um das Dokumentieren der Server kommen Sie nicht herum, denn früher oder später kommen folgende Situationen auf Sie zu:

  • Ausfall bzw. Notfall
:
    So selten dieser Fall vorkommt, die Serverkonfiguration muss auf jeden Fall dokumentiert werden. Denn nicht immer ist es mit einer Rücksicherung getan. Eine aktuelle Notfalldokumentation vorzuhalten, wird mittlerweile in vielen Branchen und Organisationen vorgeschrieben.

  • Migrationen, Updates, Virtualisierung
:
    Sind größere Veränderungen in der Server- und Applikationslandschaft geplant, benötigt man sogar zwei Dokumentationen: jene des IST-Standes (bisherige Server) und auch eine des zukünftigen SOLL-Zustands (neue Server).

  • Dokumentation von Applikationen und Services
:
    Diese laufen auf den Servern. Daher ist es ratsam, die Server bereits im Datenbestand zu haben.


Mit dokumentierten Servern können Sie also sowohl in die Tiefe der Details gehen, als auch weiter in die Welt der Services und Applikationen.

Wir schlagen als Reihenfolge wieder vor, jene Objekte zuerst zu dokumentieren, die eventuell wieder verwendet werden, also virtuelle Geräte erst nach der Hardware. Und Cluster, die aus mehreren Servern bestehen, erst danach.

Welche Serverdetails sollten dokumentiert und stets aktualisiert werden?

  • Hardwaredetails
  • Standorte
  • Netzwerkanbindung: ebenso einfach
  • Ansprechpartner
  • Speicherkonfiguration
  • Betriebssystem, Software, Versionen: 
Spätestens ab diesem Punkt ist es sinnvoll, über ein automatisches Discovery nachzudenken. Software in der jeweils aktuellen Version manuell zu dokumentieren ist aufwändig, die Zeit benötigen wir an anderer Stelle!
  • Storage-Anbindung: Ebenso keine einfache manuelle Tätigkeit, wenn die Daten nicht automatisiert geliefert werden können.

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